La vita al giorno d’oggi può essere molto complicata e molti di noi – direi la maggior parte di noi – sono costantemente alla ricerca del metodo migliore per tenere in ordine le proprie vite. Cosa serve nella lista della spesa? Quando deve essere consegnato quel progetto di lavoro e chi ci sta lavorando insieme a voi? Un amico vuole andare a vedere un film, ma è lo stesso giorno in cui avete promesso ai vostri genitori di aiutarvi a pulire il garage? Quali bollette sono in scadenza e potete permettervi di pagarle tutte? Dov’è quell’articolo su quali maschere indossare? E così via.

Abbiamo chiesto allo staff di The Verge che cosa usano per tenere traccia di tutti i loro appuntamenti, compiti, progetti e flussi di lavoro. È emerso che utilizzano una serie di applicazioni diverse o soluzioni piuttosto antiquate di carta e penna, o entrambe le cose.

Se quest’anno si sta rivelando confuso e avete bisogno di un modo per cercare di tenere in ordine la vostra vita e la vostra sanità mentale, ecco alcuni metodi che usiamo noi. Speriamo che siano utili.

Un taccuino

Quaderni di Leuchtturm 1917.
Immagine: Leuchtturm

Prendete un taccuino. Non hai bisogno di tecnologia per questo. Anzi, tenere traccia di voi stessi è molto più facile se non utilizzate tecnologie progettate per qualcun altro. Sapete perché? Solo voi fate funzionare il vostro cervello. È molto più probabile che siate voi a progettare un sistema che userete, piuttosto che qualcun altro.

Avrete bisogno di una matita o di una penna. Potete sbizzarrirvi e comprare pennarelli e un righello. Personalmente, mi piacciono i pennarelli perché mi piace colore, ma questo è il vostro quaderno, quindi dovreste seguire il vostro cuore. Ora farete un esperimento. Siete un mostro che gestisce la sua vita attraverso elenchi di cose da fare? Perfetto. Fate degli elenchi di cose da fare. Volete tenere traccia delle cose usando i layout del bullet journal? Perfetto. Fatelo. Volete scrivere i vostri sentimenti prima di parlarne con qualcuno? Fare un brainstorming su un compito? Qualunque cosa? Ottime notizie! C’è un foglio di carta bianco, e può essere qualsiasi cosa vogliate.

Non è necessario acquistare un notebook costoso, anche se a me piacciono perché mi fanno sentire elegante, e la carta è piacevole da toccare. Tuttavia, i miei quaderni più vecchi sono economici, con una brutta carta a righe rilegata a spirale che ho comprato in farmacia per meno di un dollaro. Il punto non è lo strumento che state usando. Il punto è che state usando qualcosa che funziona per il vostro cervello. Sono contento di aver fatto questa chiacchierata. – Elizabeth Lopatto, giornalista senior

Notebook di fascia alta molto diffusi.

Nozione

Nozione.
Immagine: Laboratori Notion

Ho sempre avuto una memoria non proprio eccezionale e di conseguenza, durante la maggior parte della mia carriera, sono passato attraverso non so quante applicazioni diverse per tenere traccia di ciò che devo fare. Ho bisogno di qualcosa da consultare per tenere traccia dei progetti, per ricordarmi chi mi deve un articolo, quali articoli ho promesso di scrivere o di modificare, quali how-to ho giurato di seguire e così via.

Di conseguenza, anche se apprezzo (e a volte uso) semplici applicazioni per prendere appunti come Google Keep o promemoria come TickTick, mi piace sperimentare con task manager più complessi. (Ricordatemi qualche volta di parlare di Ecco Pro, un outliner / database meravigliosamente flessibile negli anni ’90 che alla fine è stato acquisito da un’altra azienda e subito abbandonato, dannazione). Attualmente, per cercare di mantenere tutti i miei vari progetti, il mio strumento preferito è Notion. Sono sicuro di non aver imparato il 50% dei vari modi in cui si può usare. Ma mi permette di annidare pagine all’interno di pagine all’interno di pagine; di creare schemi, elenchi di cose da fare e note al volo; e, soprattutto, di aggiungere promemoria e link in modo da non perdere di vista le cose importanti. – Barbara Krasnoff, redattrice delle recensioni

Todoist

Todoist.
Immagine: Todoist

Todoist, ovvero il plug-in per Chrome, è da anni la mia applicazione per l’organizzazione quotidiana. La versione gratuita che uso è molto semplice, ma fa esattamente quello che mi serve: mi permette di aggiungere elementi alla mia lista di controllo giornaliera e di cancellarli man mano che faccio le cose. La funzione “cancello le cose quando le ho fatte” è essenziale perché sono un’anziana millennial e ho bisogno di avere la conferma che sto facendo le cose per bene. Caratteristiche preferite, in ordine sparso:

  • Trascinare i compiti da un giorno all’altro
  • La possibilità di aggiungere un sito web come attività per le cose che voglio leggere in seguito
  • Flag di priorità che si possono aggiungere alle attività e poi ignorare
  • Spostare un compito nell’elenco di domani con un clic

Non fa tutto – ho bisogno di uno strumento separato per la pianificazione a lungo termine – ma è un salvavita per le priorità quotidiane. E giuro che una volta, quando si svuotava la lista di controllo per il giorno, veniva visualizzato un piccolo e piacevole grafico del tramonto, che era molto gratificante. Ora non lo fa più, e mi manca. – Allison Johnson, recensore

Promemoria

Promemoria.
Immagine: Mela

Uso due app per tenere traccia dei miei impegni: Reminders di Apple per le attività personali e TickTick per quelle di lavoro. Mi piace Reminders perché si integra bene nell’ecosistema dei dispositivi Apple (di cui faccio parte) e permette a me e a mia moglie di creare facilmente promemoria condivisi, se necessario. Mi piace TickTick per il lavoro perché è facile aggiungere attività e perché si trova in modo discreto nella mia barra dei menu. Mantenere le attività in due applicazioni diverse non è il processo più efficiente, ma mi aiuta a mantenere una migliore separazione tra le attività personali e quelle lavorative. – Jay Peters, scrittore di notizie

Penne stilografiche

Penna stilografica Lamy Safari

Penna stilografica Lamy Safari.
Immagine: Lamy

Devo fare un po’ da spalla a Liz perché ho provato soluzioni digitali per organizzarmi, ma spesso torno a carta e penna. Sono più concentrata quando mi prendo un momento per annotare qualcosa, sia che si tratti di fare una lista di cose da fare e uno schema sul mio quaderno, sia che si tratti di creare una routine mattutina aggiornata su un cartoncino.

Incanalo le mie tendenze ossessivamente geek nella scelta dello strumento di scrittura. Mi sono appassionata alle penne stilografiche anni fa e ne ho raccolte diverse che amo usare. Mi motivano a prendere appunti personali, a organizzarmi e a pianificare la mia giornata, perché mi piace scrivere con queste penne, anche quando si tratta solo di poche parole e di una casella di controllo.

Trovate qualcosa con cui vi piace scrivere, che si tratti di una penna stilografica di lusso (o economica), di una stravagante penna gel comprata su AliExpress che assomiglia a un simpatico orsetto (ce l’ho anch’io) o di una penna a sfera economica che vi sembra giusta. Le penne stilografiche possono essere pignole, ma rendono tutto molto utile. Date un’occhiata alle Lamy Safari per una penna di provata efficacia, abbastanza economica ma innegabilmente valida, o la TWSBI Eco per un po’ di soldi in più e ottenere un fresco bottiglia di inchiostro colorato che potrete vedere scorrere nel cilindro traslucido pieno di pistoni. Vi sentirete il nerd più cool in circolazione. – Antonio G. Di Benedetto, scrittore di commercio

Penna stilografica relativamente economica ma utile.


Widget di roba

Widget per le cose.

Aggiunta di un'attività

Aggiunta di un’attività.

Di solito non sono organizzata come vorrei. Ma oltre ad annotare i compiti essenziali e la spesa da fare su note adesive, l’altra mia linea di difesa per evitare di essere sopraffatta dai tentacoli della vita è un widget per Android chiamato Stuff. Si tratta di un’applicazione gratuita che consente di annotare le attività da svolgere oggi, domani o in un secondo momento.

Mi piace più di altre applicazioni per gli elenchi di cose da fare che ho provato perché è in realtà un widget, quindi può stare in primo piano sullo schermo se lo si desidera. Inoltre, non richiede un account ed è priva di pubblicità.

Stuff è abbastanza limitato in termini di personalizzazione, ma è possibile pagare 2 dollari come acquisto in-app per avere più funzioni, come la possibilità di rinominare le categorie (a me piacciono quelle predefinite) o di cambiare il colore dei punti elenco che appaiono accanto a ogni voce di riga, nonché altri dettagli sotto il cofano del widget stesso. È possibile arrotondare gli angoli, cambiare il colore dello sfondo e altro ancora.

Mi capita ancora di non usarlo (è più un problema mio che un problema di questo widget), ma quando cerco di concentrarmi, mi rivolgo a Stuff. – Cameron Faulkner, recensore

Taccuino a cinque stelle 3

Taccuino Five Star 3.
Immagine: Cinque stelle

Io uso una combinazione di cose, ma come altre persone in questa lista, questo semplice $4.79 Taccuino Five Star è il mio strumento preferito. Anche se non lo seguo religiosamente, mi piace l’approccio del bullet journal, quindi numero manualmente ogni pagina e aggiungo un foglio indice separato in una delle cartelle del taccuino per trovare facilmente ciò che mi serve in base alle categorie che creo continuamente. Mi piace il colore, quindi uso alcuni pennarelli e penne, ma niente di troppo elaborato.

Per me, più il taccuino è semplice ed economico, meglio è, perché mi sento meno in colpa a usarlo non solo per scrivere la lista delle cose da fare, ma anche per pianificare, fare brainstorming, annotare velocemente appunti, scrivere un diario, aggiungere la lista della spesa e altro ancora. Non riesco a fare tutto questo quando ho un taccuino di alta qualità o di eccezionale bellezza. Non fraintendetemi: ho una collezione di splendidi taccuini che sembrano opere d’arte, ma li uso di rado perché so che sarà costoso comprarne un altro. Quando li uso, sento quasi una sorta di pressione a rendere le mie annotazioni il più possibile organizzate, attraenti e degne di Pinterest, senza riuscire a fare nulla (storia vera). – Sheena Vasani, scrittrice di commercio

Quaderno a spirale semplice ed essenziale.


OmniFocus

OmniFocus.
Immagine: Gruppo Omni

Praticamente gestisco la mia vita da OmniFocus. Compiti di lavoro, compiti a casa: tutti vengono inseriti nella stessa applicazione, con tag e metadati come la data di rinvio (leggi: “non disturbarmi per questo fino a quando”), la data di scadenza e il progetto. L’applicazione mi permette di cambiare vista se voglio vedere solo i compiti personali o quelli di lavoro, oppure mi permette di avere una visione d’insieme di tutto ciò che ho in programma e di tutto ciò che ho rimandato dalla vista Previsioni. La gestione dei progetti e delle cartelle può essere un po’ complicata, ma ora che ho impostato un sistema, mi sembra di poter fare quasi tutto quando si tratta di organizzare e visualizzare le mie attività.

Cioè, non lo faccio. Ho spiegato tutto quello che faccio nelle prime due frasi. Ma il punto è che potrei farlo, e sì, mi rendo conto che il mio uso di OmniFocus è come se qualcuno insistesse sul fatto che ha bisogno di un camion F-650 per spostare un tavolo di plastica fatto per i bambini. (Sul serio, sto diventando geloso dei miei colleghi che si accontentano di notebook da 5 dollari o di applicazioni gratuite, soprattutto perché probabilmente spenderò da 50 a 100 dollari per passare a OmniFocus 4 quando uscirà). Ma nessuna delle altre applicazioni che ho provato si adatta così perfettamente al modo in cui il mio cervello categorizza i compiti, e mi piace così tanto utilizzarla che (e Overcast) sono ciò che mi ha spinto a passare da Android a iOS. Non ho intenzione di cambiare sistema di gestione delle attività a breve. – Mitchell Clark, scrittore di notizie

App e taccuini

Tsuki

Diario dei desideri invernali di Tsuki.
Immagine: Taccuino terapia

Come molti miei colleghi, utilizzo un ibrido di app e quaderni. Tuttavia, c’è una chiara linea di demarcazione tra le attività lavorative e quelle personali. Le attività di lavoro sono affidate alle app; le attività personali sono analogiche.

Per le attività personali, sono stato un Leuchtturm1917 per molti anni, ma di recente sto provando uno di questi modelli. simpatici diari puntati di Notebook Therapy. Non parliamo poi di quanto ho speso per penne, pennarelli ed evidenziatori giapponesi e coreani. In pratica, se si tratta di JetPens o MochiCose, probabilmente ho speso troppi soldi per questo. (È solo un modo rilassante per elaborare tutte le cose più importanti che accadono nella mia vita e suddividerle in pezzi più digeribili.

Ma come recensore tecnologico, la mia intera vita lavorativa è digitale e devo poter passare dal telefono al portatile. Ecco perché mi piace anche Todoist. Ha un’applicazione mobile, un’estensione per Chrome, si integra con il mio client di posta elettronica e tutto il resto. Utilizzo anche Primo giorno come blocco per le bozze con cui sto lottando e per i pensieri della doccia alle 3 del mattino. Otter è essenziale per registrare i briefing. Nei giorni in cui non riesco proprio a concentrarmi, mi piace usare Essere concentrati, che è fondamentalmente un timer per il Pomodoro. – Victoria Song, recensore


Stickies

Stickies.
Immagine: Mela

Uso l’applicazione macOS Stickies di Apple sui miei computer di lavoro da sempre. È il modo principale con cui organizzo i miei pensieri durante la giornata lavorativa e la uso praticamente per tutto. Faccio elenchi di incarichi e storie in corso, ordinati in base alla scadenza o all’urgenza; trascrivo i momenti specifici in cui voglio rivedere una citazione durante le interviste e gli eventi dal vivo; mi scrivo promemoria per le cose che so che poi dimenticherò; e tengo traccia di argomenti specifici che voglio seguire quando il tempo me lo permette. Questo trafiletto è stato redatto in Stickies.

Per essere chiari, questo non è l’unico modo in cui organizzo la mia vita. Uso Asana per i progetti a lungo termine, taccuini fisici e un’agenda per prendere appunti e pianificare la mia vita, e strumenti come la funzione di promemoria di Slack (che uso esaustivamente). Ma gli Sticky sono estremamente utili per la creazione di elenchi quotidiani e per scarabocchiare pensieri vaganti. E l’app Note non è sufficiente: questo per cose come la spesa e le commissioni!

Sono sicuro che esiste un modo migliore per ottimizzare la produttività, ma per me questo funziona da anni. Se non vi dispiace che l’immagine del vostro desktop sia oscurata da un arcobaleno di finestre traslucide piene di elenchi e blocchi di testo, vi consiglio questo metodo (certamente caotico) di gestione del flusso di lavoro. – Catie Keck, ex-vergista

Note sulla mela

Note.
Immagine: Mela

Non mi dire. È così facile! Proprio lì, a portata di mano, sul mio laptop e sul mio telefono! L’applicazione Note integrata di Apple ha poche funzioni. L’unica che uso è la funzione checklist, che consente di creare elenchi con bolle vuote accanto, e non c’è niente di più soddisfacente che fare clic per spuntare uno di quei ragazzacci una volta terminato il compito. Note permette anche di mettere il grassetto e il corsivo, cosa che faccio di tanto in tanto se mi sento un po’ selvaggia. Inoltre, è possibile cercare nelle Note. Non si può comandare un taccuino analogico! Le note si sincronizzano su tutti i dispositivi iOS se lo si desidera, ma io non lo faccio. I miei sono tenuti separati. Le mie note sul laptop sono per il lavoro, quelle sul telefono per le attività personali e quelle sull’iPad per le riflessioni casuali e i diari quando il mio diario analogico non è a portata di mano.

Taylor Swift usa l’app Notes per annotare i testi ogni volta che l’ispirazione si fa sentire, e dato che è una delle creatrici più prolifiche di questa terra, questo dovrebbe essere tutto ciò che vi serve per convincervi. – Jackie McDermott, produttore associato, Decoder

Aggiornamento 3 agosto 2022, 9:20AM ET: Questo articolo è stato pubblicato originariamente il 17 gennaio 2022 ed è stato aggiornato per tenere conto delle modifiche apportate ai prodotti citati.

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